3 redenen waarom jouw ontruimingsplan nooit gaat werken

Ik spreek veel mensen over ontruimingsplannen. En dan bedoel ik niet alleen de mensen die ze maken, maar ook de personen die ze uiteindelijk moeten snappen: de medewerkers die veilig het pand moeten verlaten op het moment dat het nodig is. En blijkbaar is dat nog niet zo makkelijk…

 

Dit hoorde ik van iemand die met zijn bedrijf in een verzamelpand werkt:

“Laatst ontving ik het ontruimingsplan van ons verzamelpand in de mail.

Geen begeleidende tekst. Geen uitleg. Niets.

Een 66 pagina’s tellend document waar blijkbaar in beschreven staat hoe ik veilig het pand kan verlaten.

66 pagina’s… Zonder uitleg of iets. Dat moet toch anders kunnen?

Ik archiveer de mail en ga verder met mijn leven.”

Ik kan me niet voorstellen dat de BHV organisatie in het pand dit voor ogen had met het plan. Waarschijnlijk is er veel tijd, energie én geld gaan zitten in het plan. En nu wordt het zomaar even opzij gelegd door de medewerker.

En ik begrijp hem wel. Waarschijnlijk had ik hetzelfde gedaan.

Waarom? Om de volgende drie redenen:

Over de schutting geworpen

Alsjeblieft, hier heb je het ontruimingsplan. Succes ermee.

Dat is vrij vertaald de boodschap die de medewerker meekreeg bij het ontvangen van het ontruimingsplan. Geen begeleidende tekst. Geen uitleg. Niets.

Er stond niet eens bij wat het belang is van een goed ontruimingsplan. ‘What’s in it for me’ als medewerker? Waarom is het belangrijk voor mij?

Op deze manier komt het over als een moetje. Een vinkje dat de verantwoordelijke van het gebouw kan zetten. Voldaan aan de veiligheid van de mensen in het pand. Daar denk ik uiteraard heel anders over.

Zo’n dik boekwerk leest niemand

66 pagina’s… Om uit te leggen wat je in geval van nood moet doen. Om uit te leggen hoe je veilig het pand kunt verlaten.

Buiten dat het veel te veel bladzijden zijn, kun je je afvragen of een pdf-je wel de juiste vorm is. Kun je niet beter een korte video maken van de verschillende nooduitgangen en vluchtwegen? Een leuke video die uitnodigt om te kijken.

In de luchtvaart gaat deze trend al een paar jaar rond. Waarschijnlijk heb jij in je ooghoek de stewardessen hun veiligheidspraatje zien doen. Hieronder zie je hoe Turkish Airlines vertelt over veiligheid aan boord van het vliegtuig:

E-mail is niet het kanaal

Deze reden ligt in lijn met het over de schutting werpen. In veel organisaties is e-mail dé manier om te communiceren. Maar dat wil niet zeggen dat het de meest effectieve manier is om zo’n belangrijke boodschap over te brengen.

Zoals eerder vermeld is de vorm belangrijk. Video in plaats van een pdf bijvoorbeeld, maar ook het kanaal waarover het verspreid wordt. Denk aan het intranet bijvoorbeeld in plaats van e-mail. Of start een fun en informatieve vlog. Verplaats je in de medewerker en probeer je in te leven in zijn situatie. Via welk kanaal bereik je niet alleen de persoon, maar maak je ook impact?

Het kan dus ook anders

Nee, het moet anders.

Bedrijven die op deze manier met hun ontruimingsplan omgaan lopen kansen mis. Ze voldoen wettelijk gezien aan de eisen om veiligheid te borgen. Maar doen ze het op deze manier in de praktijk ook?

Komt de boodschap wel over? Weten de medewerkers wel wat ze moeten doen in een levensbedreigende situatie?

Maak het plan waterdicht, luchtig en fun. Gebruik je creativiteit om deze belangrijke boodschap over te brengen zodat deze blijft plakken.

Heb je hier hulp bij nodig? Dan weet je me te vinden.

Plaats een reactie